【図解】海外赴任の準備とスケジュール 時期ごとのやることが一目でわかるよ! | 山奥エンジニアの お金と海外とデータ分析

【図解】海外赴任の準備とスケジュール 時期ごとのやることが一目でわかるよ!

かどいちと言います。ドイツで海外駐在員として働いています。

海外赴任の内示を受けて、いざ準備を始めるとなった時、僕は何をしたらいいのかわかりませんでした。
似たような人って多いんじゃないでしょうか?

だって、まず海外なんてほとんど行ったことないし、どんな準備したらいいのかさっぱりわからない。
そうやって、あーでもないこーでもないと悩んでいるうちに時間だけが過ぎていく。
僕の準備はそんな感じでした。

で、どうしてこんなに悩んだのかと思い返してみると、その原因は

全体像が分からなかった

これに尽きるのではないかと思いました。

どのくらいやるべきことがあって、それぞれをいつまでにやればいいのか?
全体の流れというかボリュームというか、そういうのが分からなかったし、教えてくれる人もいませんでした。

そこで、同じく海外赴任の準備をしている人の助けになればいいなと思い、今回の記事を書いてみました。

具体的には、準備とやることリストを時系列で整理し、一目でわかるように図解にしてみました。

その上で、時期ごとのやるべきことについて、網羅的に解説をまとめ、海外赴任準備のロードマップとなるように記事をまとめてあります。

なので、海外赴任準備の全体像をつかみつつ、自分の現在位置と今やるべき事が分かる記事になってるんじゃないかな、と思います。

現在の準備のフェーズに応じてそれぞれの項目に見出しを付けていますので、準備に不安がある人は辞書みたいにして使ってもらえれば嬉しいです。


ぜひ覗いてみてください!

【図解】海外赴任の準備 全体像


では、早速

図解でわかる海外赴任準備スケジュールです。

こんな感じ!

【図解】海外赴任の準備 全体像


まずは図解をざっと見て、大まかな流れと時期ごとのやるべき事を掴んでみてください。


その上で記事を読み進めてもらえば、準備の全体像が分かってくるのではないかと思います。

全体を通してのポイント


次に、全体の流れを一言ずつにまとめるとこんな感じです。

3ヵ月前:取得に時間がかかる書類準備・手続き
・2か月前:時間と労力がかかる作業に取り掛かる
・1か月前:渡航日の確定と船便の発送
・2週間前:銀行やクレカなどの手続きと渡航準備
・直前  :行政関係の手続き

ポイントは、3ヵ月前~2か月前に、時間・労力がかかる作業をどれだけ進められるか?です。
ここをいかに頑張れるかで、残り1か月を切ってからのしんどさが変わってきます。

では、やるべきことを個別に説明していきます。

赴任3か月前(内示を受けた直後から)

海外赴任の内示を受けるタイミングは様々ですが、3か月前くらいというパターンが多いようです。つまり、3ヵ月の準備期間があるということ。

3か月か、、、結構余裕があるように感じるけど、やるべきことはよくわからない。
ていうか海外赴任て。いきなり言われても気持ちの整理つかないわ。

みたいな心情になるかと思います(僕)。

しかし、ぼーっとしてると3ヵ月なんてのはすぐに過ぎてしまいます。
取り返しのつかない事態にならないよう、しっかりと準備を進めていきましょう。

それでは、この時期にやっておいた方が良いことについて順に説明していきます。

卒業証明書の取得|ビザ申請必要書類の準備


ビザの申請手続きは赴任先の国によって異なるため、どんな書類が必要か一概に言えません。
ただ、卒業証明書はほぼ間違いなく必要になるでしょう。

卒業証明書の発行には1~2週間の時間がかかるため、内示を受けた直後に学校に請求するようにしましょう。

その他、ビザ申請に必要な書類で時間がかかるものがないか調べて、発行手続きを進めておくのが良いでしょう。

こちらの本に国ごとの大まかなルールがまとめてあります。
電子版が無いのが難点ですが、かなり参考になると思いますよ!

ビザが用意できない場合は取り返しがつかなくなるので、内示をもらったらすぐに開始するようにしてください。

健康診断の受診


海外赴任前には健康診断を受けなければいけません。

これは法律で定められていることなので、診断結果が無いと渡航できません。

健康診断は、受診から診断結果の受領までスムーズにいけば2週間程度で完了しますが、油断は禁物。なぜなら「再検査」が必要なケースがあるからです。

再検査となった場合は、さらに2~4週間の時間が必要となります。また、病院が混んでて予約が取れにくい場合もあるので、実はそんなに余裕ないです。
こちらも内示をうけたら直後に開始して下さい。

会社経由で申し込みするケースもあると思いますので、まずは人事部門に問い合わせするのが良いかなと思います。

また、海外では歯の治療が非常に高額な場合もあります。
この機会に歯科検診なども合わせて受けておく方が良いでしょう。

パスポートの更新

海外赴任するにあたり、パスポートは絶対に必要です。

取得・更新に時間がかかるわけではないですが、赴任日に近づくにつれてやることは増えます。この時期に取得or更新しておくのが良いでしょう。

持ってない場合は新規発行。持っているって人も、海外赴任することが決まっていれば有効期限にかかわらず更新が可能です。

書類を用意して、パスポート窓口へGo!

・一般旅券発給申請書(Web上で記載できる)
・戸籍謄本
・住民票の写し
・パスポート用写真

詳しくは外務省公式ホームページへどうぞ。

ちなみに、海外赴任中にパスポートが切れた場合は海外でも更新可能。
ただし、VISAの更新など他の手続きが必要になったりします。結構面倒です。
有効期限が短くなっている場合は更新してから海外赴任した方が良いでしょう。

海外でのパスポートの更新方法については別記事でまとめています。

海外赴任中にパスポートを更新する方法と注意点

語学学習の開始

海外で働くと言えば英語。自身が無いって人は語学学習を開始した方が良いかなと思います。

3か月もあれば十分喋れるようになります。

会社が費用負担してくれるってところも多いと思うので、この機会にぜひ。

スクールかオンラインか迷ってる人はこちらの記事を読んでみてください。オススメはオンライン。

オンライン英会話のメリット・デメリットを解説オンライン英会話のメリット・デメリットを解説【初心者にオススメ】

英語のオススメ勉強法をこちらの記事で紹介してます。僕は3ヵ月くらいでなんとなく話せるようになりました。

【駐在員が解説】海外赴任で必要な英語力を3か月で身に着ける勉強法

逆にTOEICいくらやっても全然上達しませんでした。

英語ができない海外駐在員はTEOICやってる場合じゃない理由を解説【駐在員が分析】英語ができない海外駐在員の特徴 解決策やオススメ勉強法まで一挙に解説

クレジットカードの作成

海外赴任直後は、銀行口座の開設に時間がかかったり、現地通貨が不足したりする場合があります。

また、海外赴任直後は信用(クレジットヒストリー)の問題で、クレジットカードを発行するのが難しかったりします。

したがって、“海外どこでも使える”クレジットカードを持っていない場合、発行しておく方が良いでしょう。

無難なのはVISAかマスターカード。理由は使える国が幅広いから。
楽天カードとかもカード会社をVISAにして申請すれば、普通に使えます。

日本で使い勝手がいいJCBは、海外で使えない場合も多いので要注意。

また、既に持ってるって人も、有効期限を確認してみてください。海外赴任中に有効期限が切れると結構厄介です。

有効期限の残りが1年未満の場合、事前更新できたりするので、カード会社に相談してみましょう。

それと、マイレージ会員登録もしておいてください。出張や一時帰国の時なんかにザクザク溜まります。
アメリカならJAL、ヨーロッパならANAがお勧め。理由は現地での提携航空会社がイケてるから。

ANAやJALのクレジットカードを作っておくとラウンジが使えたりするので、これを機に作ってみてもいいかもしれません。

社内の引継ぎ準備

3ヵ月前の内示時点では、まだオフィシャルに公表できないとは思います。
ただ、受け持っている仕事を整理したり、引継ぎ書の作成に取り掛かったり、引継ぎの準備は始めておいた方がいいでしょう。

また、新たな仕事はできるだけ受け取らず断るのも重要。
海外赴任のことを知らない上司や同僚から仕事を振られるかもしれませんが、できるだけ断るようにしていきましょう。

というのも、赴任直前は結構忙しくなります。
赴任前になって引継ぎに時間が取られないよう、早い段階から初めておくのがポイントです。

赴任2か月前

赴任3か月前からの準備をスムーズに行うことができれば、この時期は少し落ち着いているかと思います。
落ち着いている人は、送付荷物の準備などを徐々に始めると良いでしょう。

まだ海外赴任する実感が薄く、心理的にも気が進まない作業ばかりですが、
後半の準備で地獄を見ないようにするためには、これらをできるだけ早く進めるのがポイントです。

逆に、3か月前からの準備が遅れている!という人や、内示が遅かった!という人、まだ間に合います。
赴任3か月前の見出しに戻って急いで進めてください。

それではこの時期のやるべきことについて個別に解説していきます。

荷物の仕分け/引越し見積

ある程度準備が進んでいると仮定すれば、この時期にやるべき最も労力がかかることは荷物の仕分けです。

これ、結構時間と体力を使います。

なぜかというと、普通の引っ越しと違って、ただ荷物を仕分ければいいというわけではないからです。

海外で必要となるものを想像したり調べたりしながら、必要に応じて新しく買い足していきます。送れない物はトランクルームや実家に振り分けたり、思い切って捨てたり。

時間を食うだけではなく精神的にもかなり疲れると思いますが、一つずつ落ち着いて片付けていきましょう。
また、送る荷物がある程度決まったら、引越しの見積をしておきましょう。
そうすることで、後日荷物の発送などをスムーズに進めることができるようになります。

荷物の仕分けにするにあたり、何をどう送ったらいいのか?迷う人も多いと思いますので、船便/航空便の違いや送り先の判断基準などについて、別記事にまとめています。

【駐在員が解説】海外赴任の荷物、どう振り分ける? 仕分けのポイントを解説

一通り荷物まとめたけど、まだ送れるものに余裕があるよ!って人は、あると嬉しいお役立ちグッズを別記事でまといます。こちらも参考にしてみてください。


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ビザの申請

必要書類が集まったら、ビザ(労働許可)の申請をしましょう。
海外赴任であれば、ほとんど会社がやってくれると思います。

VISAの手続きは、赴任国によって大きく変わるので個別に調べるしかないですね。

ちなみに僕が赴任したドイツの場合は

・赴任時はビザ不要
・赴任後3か月以内にビザ申請・取得

という感じでした。ゆるい。

国別のルールとかはこちらの本にまとめて書いてあって便利ですよ!

退去の連絡(賃貸の場合)

賃貸アパートなどに住んでいる場合、退去の連絡を早めにしておきましょう。

1か月前までの連絡がルールというところが多いですが、それにかかわらず早めに連絡するのがベター。
大家さん側としては早く次の人を探したいですからね。

この段階ではとりあえず連絡しておけばOKです。退去の日が近づいてきたらもう少し具体的な話をしていきます。

赴任先の家探し(必要なら)

赴任後の住居ですが、可能ならばしばらくウィークリーアパートに住んで、その間に家を探すというのが良いでしょう。実際の立地や周囲の状況確認、内覧などをした後に家を決められるからです。

一方で、赴任直後から賃貸に住み始めるという人は、赴任2か月前には家探しを始めた方が良いでしょう。地域によっては家がなかなか見つからないこともあります

行ったこともない所の家を探すのは、かなりハードルが高く気が重いと思いますが、前任の駐在員と連絡をとったりしながら進めましょう。

家を探す際には、家探しのアプリ(日本で言うところのSUUM〇)が便利です。

大体どの国にもあるみたいなので、

〇〇(国名) 賃貸 アプリ

みたいな感じで検索すれば、何かしら見つかります。

ちなみにドイツ(僕の赴任先)には、ImmoScout24ってアプリがあります。
Webからもアクセス可能なので、ドイツ赴任の人は参考にしてみてください。

車の処分先を検討

車を持っている人は、処分先の検討と手続きを始めた方が良いでしょう。

とはいえ選択肢は限られてて、

・売る
・あげる(譲渡)
・実家or知人に預ける

この3つくらいのものです。

で、唯一注意が必要なのは売る場合。
焦って売って安値で買いたたかれないように、早めに検討を始めましょう。

車をできるだけ高く売るためには、複数社への見積をとる必要があります。
ちょっぴりめんどくさいので、心の余裕があるうちに始めるのが良いのではないかと思います。

車については別記事にまとめています。

海外赴任するときに車はどうする?海外赴任するときに車はどうする? 判断基準や注意点を解説

赴任1か月前

赴任1カ月前になると、準備も結構忙しくなってきます。

赴任と同時に船便を届けたい場合はこの時期に送付しなければいけませんし、
航空券の予約・発券などを進めるために、具体的な渡航日も決める必要があります。

少しずつ海外赴任する実感がわいてくる時期でもあり、不安な気持ちも募ると思いますが、落ち着いて進めていきましょう。

それではやるべきことについて個別に解説していきます。

船便の荷出し

船便の荷物は、発送から到着までにある程度時間が必要です(1~2か月程度)。
赴任直後に船便荷物が欲しいという人は、遅くともこの時期には発送しなければなりません。

とはいえ、渡航後に家探しをするという人は、なかなか荷物を発送しづらいですよね。
そういった場合、運送会社が到着後の荷物をしばらく留め置きしてくれる場合もあります。
早めに相談してみましょう。

荷造りについては別記事でまとめています。。
この時期、既に仕分けが完了していて発送するだけというのが理想ですが、
まだの場合は….頑張ってください。

【駐在員が解説】海外赴任の荷物、どう振り分ける? 仕分けのポイントを解説

ロッカールームの手配

赴任先には送らないが、捨てたくはない。そんな荷物は海外赴任中ロッカールームに預けておきます。
家電なんかはほとんどロッカールーム行き。海外で使えない物が多いので。
荷物の仕分けがほぼ終わっていれば、預入荷物の種類やボリュームもだいたいわかると思います。

ロッカールームの費用は、預入荷物の容量によって決まります。
費用を会社が負担してくれる、というところも多いと思いますが、容量制限をしっかり確認して手配するようにしましょう。

産業医面談

健康診断の結果がでたら、産業医と面談するのもお忘れなく。
ここで「渡航可」の判定をもらわなければ、海外赴任することはできません。

とはいえ、健康診断結果に問題が無ければ、ほとんど形式的なものになるでしょう。
せっかくの機会なので、健康に関する注意点なども聞いておきましょう。

健康に関する豆知識を色々教えてくれたりしますよ!

労働許可証(ビザ)の取得

申請した書類に不備が無ければ、赴任1か月前くらいにはビザを取得できます。
ビザの仕組みは国ごとに違うので、赴任先の国のルールを確認しながら進めるようにしてください。

航空券予約・発券

1か月前くらいには航空券の予約をしておく方が良いでしょう。
産業医面談が終了し、渡航可の判定を貰ったくらいのタイミングがちょうどいいのではないかと思います。

日程変更やキャンセルをすると手数料がかかるので、余裕を持ったスケジュールで予約するようにしてください。
マイレージの登録もお忘れなく。

航空券を発券すると、だんだんと海外赴任する実感がわいてきますよ!

免許関係の手続き

自動車免許の有効期限も確認しておきましょう。海外赴任中に期限が切れると面倒です。

免許の更新は日本でしかできませんが、海外赴任することが確定していれば、残りの期間にかかわらず免許を更新することができます。

一時帰国できずに免許を失効したって話もたまに聞きます。事前に更新してから海外赴任する方が無難でしょう。

赴任2週間前

荷物の整理や会社の引継ぎもほぼ完了、あとは公共手続きを色々やっていく
赴任2週間前のセオリーはこんな感じ。

逆に、まだ荷物の仕分けや仕事の整理が終わっていない場合、この世の地獄を見ることになるでしょう(僕)。

皆さんがこの世の地獄を見ていないことを祈りつつ、個別に解説していきます!

航空便の荷出し

この時期に航空便の発送をしておけば、赴任直後に航空便を受け取ることができると思います。

容量が限られるのであまり多くの物は発送できませんが、日用品や衣類、日本食など、早めに手元に欲しいものは航空便で送ると良いでしょう。

荷物の振り分け方については別記事にまとめています。

【駐在員が解説】海外赴任の荷物、どう振り分ける? 仕分けのポイントを解説

PCデータ移管

仕事関係のデータは、海外の赴任先からも見れるような工夫をしておいた方が良いでしょう。
過去の仕事のデータを参照したり、作成したフォームを流用したりといった機会は、海外赴任中も山ほどあります。

会社に世界共通で見れる共有サーバーがあればアップロード。閲覧権限の取得も忘れずに。

日本からPCを持って行く場合、ある程度データ移管しておいた方が良いです。海外→日本のサーバーへのアクセスする際、通信に時間がかかったりすることもありますので。

携帯電話料金プランの変更

携帯電話は解約しないでください。格安シムに変更し、料金プランをできるだけ安いものに変更しておくことをお勧めします。

理由は、解約してしまうと日本のサービスの二段階認証ができなくなるから。

銀行やクレジットカードの手続きやSNS関係などで二段階認証が必要となる機会って意外とあって、電話番号ないと最悪詰みます。

詳しくは別記事にまとめようと思います。
【10/24更新予定 待って! 海外赴任時に携帯電話を解約してはいけない理由。】

銀行・クレジットカードの住所変更

銀行やクレジットカードの住所には、海外の住所を登録することができません。
したがって、日本の親族や知人の住所(実家など)に変更しておかなければいけません。

特に、クレジットカードの住所変更を忘れた状態でカードの有効期限を迎えた場合、非常に面倒なことになります。忘れずに変更しておきましょう。

保険の住所変更・解約

保険についても住所変更などの手続きが必要ですのでお忘れなく。
とはいえ、医療保険とかは海外赴任時には使えないので、解約するのもアリかもしれません。

赴任1週間前

赴任1週間前は、赴任前休暇に入るという人がほとんどなのではないでしょうか?

ここまで書いた通りに準備を進めていれば、赴任1週間前で焦る必要はほぼ無いでしょう。
市役所関係の手続きをしたり実家に顔を出したり、プライベートのことがほとんどになるかと思います

ちなみに市役所関係の手続きをまとめると

・国外転出届
・マイナンバー解約
・国民年金の手続き

といった感じです。まとめて片付けてしまいましょう。

市役所の受付で「海外に転出するんですが、、、」と言ってみてください。必要な手続きを教えてくれるかと思います。市役所侮るべからず。

それでは解説していきます。最後の手続き関係に抜けが無いように、あと一息頑張りましょう!

電気・ガス・水道料金の解約

賃貸の場合は電気・ガス・水道といったライフラインを解約をしていきます。

電気・ガスはそれぞれの会社へ、水道は市役所へ連絡を。この辺は普通の引っ越しと同じなので、経験あるって人が大半かもしれません。

インターネットの契約がある人は、こちらの解約も忘れずに。

NHKの解約

海外へ赴任する際はNHKを解約できます。払いたくない人には朗報。

でも僕は受信料払う派。理由は子育ての時に命を救われたから(切実)。
いないいないばぁ様、ありがとう。帰国したらまた払います。

解約の際は、電話連絡が必要との事です。

NHKふれあいセンター(営業)|0120-151515


詳しくはこちらのページ<リンク>

国外転出届の提出

住民票変更の海外版みたいなものです。お近くの市役所で手続きを。

ちなみに国内に住民票が無くなると、印鑑証明を取得できなくなります。
転出届を出す前に、忘れずに取得しておきましょう(有効期限に注意)。
※印鑑証明事態に有効期限はありませんが、用途によっては「〇〇カ月以内の印鑑証明が必要」と制限があったりします。

基本、免許証などの本人確認書類と印鑑をもって市役所に行けば大丈夫ですが、
念のため市役所の公式ページで事前に確認してください。

ちなみに、帯同で来る奥様方は住民票を残して渡航するって人もいるみたいです。
収入が無ければ住民税はかかりません。ちょこちょこ帰る人や短期での赴任になるって人にはメリットあるのかも。

マイナンバーの返却

海外赴任中はマイナンバーが無くなります。マイナンバーカード持ってる人は返却します。帰国後に再度発行。
国外転出届と同時に手続きをするのが効率いいので、忘れずに持って行きましょう。

車の処分

車を処分するのは赴任直前になるかと思います。


海外赴任専門の自動車買い取り業、みたいなサービスもあって、赴任当日まで自分の車を使えます。
便利ですが、その分買取価格が下がることが予想されますので、注意が必要。
<車の処分先の決定>で書いたように、基本的には複数社に見積を取るようにしましょう。

車を売るって人は、自動車屋さんにお願いすれば代車を貸してくれたりするので、相談してみたらいいかと思います。

車の処分については別記事にまとめる予定です。
【10/22更新予定 海外赴任するときに車はどうする?】

全体感をつかんで計画的な準備を

ここまで、海外赴任の準備について時期ごとのやるべきことをまとめてきました。

全体像を把握して、自分の立ち位置を確認しながら進めることで、効率良く準備を進めることができるのではないか?と思います。

海外赴任の準備は、赴任日が近づくほど忙しくなります。

引越し荷物の仕分けや引継ぎ、車の処分の準備などは早めに進めて、後半の準備を落ち着いてできるように進めていきましょう。

この記事を読んでくれた人が、充実した海外生活を送れることを願っています。

それでは、また。

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